プライバシーポリシー

1. はじめに

当社および子会社は、業務上、お客様やお取引先の皆様の氏名、住所を初めとする個人情報を取得し使用させていただいております。当社および子会社は、これらの個人情報の適正な取り扱いと保護を重大な責務と認識し、この責務を果たすために、以下の方針および原則を定め、これを実行し維持いたします。

2. 方針

  1. 法令の遵守と取り扱いの改善について
    「個人情報の保護に関する法律」並びにその他の関係法令を遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の取り扱いに関する慣行に準拠し適切に取り扱う とともに、絶えずその取り扱いの改善に努力いたします。
  2. 社内規程の整備と周知徹底について
    個人情報の取り扱いに関する規程を明確にし、従業者(役員、社員、契約社員、アルバイト、派遣社員を含む)に周知徹底いたします。また、取引先等に対しても個人情 報を適切に取り扱うように要請します。
  3. 個人情報の適切な取得と利用目的の特定について
    個人情報の取得に際しては、適法かつ公正な手段によって行い、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的に従って個人情報を取り扱います。
  4. 個人情報の安全管理について
    個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するため、必要な対策を講じて適切な管理を行います。
  5. ご本人さまからのご依頼および苦情受付について
    保有する個人情報について、お客さまを初めとするご本人さまから開示、訂正、削除、利用停止の依頼、また苦情のお申出を受ける際は、窓口を明確にして誠意を持っ た応対を行います。

3. 個人情報の利用目的等

当社および子会社は、各事業を遂行するためにさまざまな場面で必要な個人情報を取得し、その一部は「個人データ」あるいは「保有個人データ」として管理し使用いたしますが、これらの個人情報の利用目的は下記の通りであります。 但し、個人情報を取得後、当該個人情報の利用目的を別途ご本人さまに通知または公表する場合、あるいはご本人より書面(ホームページなど電子的方式も含みます)にて個人情報を取得するに当たり、利用目的を具体的に特定して明示している場合はそれらによります。 また、当社および子会社は、業務を円滑に進めるため、その一部を外部の取引先に委託し、必要な範囲内で個人情報を業務委託先に開示・提供いたしますが、その際には、委託先の審査や契約面での取り決めを行ない、適切な監督を実施します。

  1. 四輪・二輪事業、アグリ事業、デジタル機器事業、ブランド事業、医療機器事業、システムサービス事業その他の周辺事業並びに内部管理業務等、当社および子会社が行う全事業におけるお客さま・お取引先に関する個人情報の利用目的
    • 主に該当する事業における業務・サービスの遂行に利用します。なお、これには、業務の性格上、商品画像中に含まれる個人情報を競売ないし販売を目的に第三者 である会員、お客さまに開示することが含まれます。
    • 当社及び当社グループ企業の行う該当事業以外の事業におけるマーケティング活動・商品開発並びにサービス提供のために利用する場合もあります。
  2. 当社および子会社が請け負う各種委託業務において入手する個人情報・個人データの利用目的
    • 委託業務を遂行するためにその範囲内においてのみ利用いたします。
  3. 株主名簿における株主の皆さまの個人情報の利用目的
    • 商法に基づく権利の行使・義務の履行の利用いたします。
    • 株主の皆さまへ各種便宜を供与するために利用いたします。
    • 株主の皆さまと当社との関係を円滑にする各種の方策を実施するために利用いたします。
    • 各種法令に基づく所定の基準による株主データ作成等、株主管理のために利用します。
  4. 当社の従業者(役員、従業員等)の個人情報の利用目的
    • 人事・教育・福利厚生等の人事管理業務全般の遂行のために利用します。
    • その他各従業者が関連する事業・業務の遂行のために利用します。
  5. 反社会的勢力の取引排除に対する基本方針に基づく個人情報の利用目的

4. 第三者への開示・提供

当社および子会社は、前記の通り業務委託先へ提供する場合、及び下記のいずれかに該当する場合を除き、個人情報の第三者への開示・提供は致しません。

  1. お客さまご本人の同意がある場合
  2. 本人を識別することができない統計的なデータなどの状態で開示・提供する場合
  3. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
  4. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
  5. 国もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  6. 画像中に含まれる個人情報を競売ないし販売を目的に第三者である会員、お客さまに開示する場合(※)
  7. 次項に掲げる者に対し共同利用を目的に開示・提供する場合

“※ご本人さまからご指示があれば非開示といたしますので、その場合は出品会員店経由お申し出願います。

5. 個人情報の共同利用

当社は、下記の当社グループ会社との間で個人データを共同利用いたします。

  1. 共同して利用する個人データの項目
    四輪・二輪事業、アグリ事業、デジタル機器事業、ブランド事業、医療機器事業、システムサービス事業及びそれらの周辺事業のお客さまデータのうち個人の氏名、住所、電話番号等の個人情報
  2. 共同して利用するグループ会社及びその利用目的
  • 会社名
    利用目的
    苦情等連絡窓口(電話)
  • 株式会社AIS
    中古自動車の検査事業に利用
    総務部 (03-3512-6118)
  • 株式会社アイ・エヌ・ジーコミュニケーションズ
    システムサポート業務全般
    代表(0285-20-3811)
  • 株式会社アイオーク
    中古車オークションの仲介事業に利用
    総務部 (03-3512-6123)
  • 株式会社ランマート
    自動車用品等の卸売事業に利用
    総務部 (03-5766-8288)
  • 株式会社オークネット・セールスアンドサポート
    中古車関連事業サービスの販売及びフォロー業務
    代表 (03-5548-6151)
  • 株式会社オークネットデジタルプロダクツ
    デジタル機器オークション事業に利用
    代表(03-6440-2488)
  • 株式会社アドバンスド コア テクノロジー
    オークションシステム開発の際に利用
    代表(03-5216-9762)
  • 株式会社オーク・フィナンシャル・パートナーズ
    中古車保証・保険サービスの販売・及びフォロー業務
    代表(03-6440-2255)
  • 株式会社オークネットメディカル
    中古医療器のオークション事業に利用
    代表(03-6440-2610)
  • 株式会社オークネット・モーターサイクル
    バイクオークション事業に利用
    代表(03-6440-2300)
  • 株式会社オークネット・アグリビジネス
    フラワーオークション事業に利用
    代表(03-6440-2420)
  • 株式会社オークネット・コンシューマープロダクツ
    ブランドオークション事業に利用
    代表(03-6440-2345)
  • 株式会社オークネット・アイビーエス
    オークション運営等のシステムサポート業務に利用
    代表(03-6440-2680)
  • JBTV株式会社
    システムサポート業務全般
    代表 (03-3512-6311)
  • 株式会社オークサービス
    ファイナンス事業に利用
    総務部 (03-5786-6811)
  • 株式会社ブランコ・ジャパン
    デジタル機器オークションのデータ消去事業に利用
    代表(03-5772-7491)

6. 開示

当社および子会社の保有個人データに関して、お客さまご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間および範囲で回答します。

7. 訂正・削除等

当社および子会社の保有個人データに関して、お客さまご自身の情報について、訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。

8. 利用停止・消去

当社の保有個人データに関して、お客さまご自身の情報の利用停止または消去をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で利用停止または消去します。
これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます(なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合があります)。

9. 開示等の受付方法・窓口

当社および子会社の保有個人データに関する、上記6、7、8のお申し出およびその他の個人情報に関するお問い合わせは、別途個別にご案内している場合を除き、以下の方法にて受付いたします。

  1. 受付手続
    開示等のお求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
    なお、封筒表面の余白には「親展」と朱書願います。
    〒107-8349 東京都港区北青山2-5-8
    株式会社オークネット
    人事総務部 (総務・法務担当) 宛
  2. ご提出頂く書類
    開示等のお求めに際しては、次の当社所定の申請書フォームをダウンロードのうえ、該当事項を記入いただき、本人確認書類とともに上記あて先に送付願います。
    (I)「保有個人データ」開示・変更・利用停止等申請書
    (印刷してご使用ください。)
    (II)本人確認書類
    運転免許証のコピー、パスポートのコピー、健康保険の被保険者証のコピーのいずれかひとつ
    (III)委任状及び印鑑証明
    代理人からのお申込みの場合は、本人が代理人に請求を委託する旨の委任状及び当該委任状に押捺された本人印の印鑑証明
  3. お取扱手数料
    開示等のお求めにつきましては、お取扱手数料として申請書一通につき5,400円(税込)を頂戴いたします。お支払いにつきましては、下記の弊社名義の銀行口座に予め お振込み頂き、振込受取証(ATM利用控でも可)を申請書の裏面に添付のうえ郵送願います。
    なお、振込手数料につきましては、お客さまにてご負担頂きますようお願いいたします。
    三菱東京UFJ銀行 青山支店 普通預金 0340535
    口座名義 株式会社オークネット

10. 苦情の受付方法・窓口

当社の個人情報取扱に関する苦情につきましては、下記にてお手紙またはお電話により受付させて頂きます。
〒107-8349 東京都港区北青山2-5-8
株式会社オークネット 人事総務部 (総務・総務担当)
電話:03-6440-2500

Privacy Policy

1. Introduction

Aucnet collects and uses customers’ and business partners’ personal information, such as names and addresses, for the purpose of conducting its business activities. Handling this information properly and protecting it is an extremely important duty. Aucnet adheres strictly to the privacy policy detailed herein to ensure that it fulfills this duty.

2. Principles

  1. Compliance with Laws and Regulations and Efforts to Improve the Handling of Personal Information
    We comply with the Personal Information Protection Act and related laws and regulations as well as with generally accepted practices for the handling of personal information. We handle personal information appropriately in accordance with these items, and work constantly to improve our handling of personal information.
  2. Establishing and Implementing Internal Rules
    We maintain a clear set of rules on the handling of personal information, and ensure that employees (including directors, employees, contract employees, part time staff, and temporary staff) fully observe the rules. We also require our business partners to handle personal information appropriately.
  3. Appropriate Collection of Personal Information and Specification of Purpose of Use
    We collect personal information according to legitimate and fair methods, specify the purpose of use when communicating or disclosing the information, and handle the information in accordance with the stated purpose of use.
  4. Safeguarding and Managing Personal Information
    We take the necessary measures and appropriately manage personal information to prevent leakage, loss, or falsification of personal information.
  5. Requests and Complaints from Customers
    When we receive requests, from customers or other individuals, for the disclosure, correction, deletion, or cessation of use of personal information that we hold, and when we receive complaints from customers or other individuals, we clearly specify the internal contact responsible for handling the matter and deal with such requests and complaints with due respect and sincerity.

3. Purpose of Use of Personal Information

We collect personal information necessary for performing our business activities in a variety of situations, manage and use part of that information as “personal data” or “personal data held.” The purposes of using such personal information are described below. However, after collecting personal information from an individual, we may, at times, separately disclose or inform the individual the purpose of use of that information. In such situations, or when we have explicitly specified in writing (including in writing on websites or by other electronic means) the purpose of use of personal information when collecting it from the individual, the personal information will be used in accordance with the stated purpose. To ensure smooth business operations, we outsource part of our operations to other parties, disclose and provide personal information to those parties, but only to the extent required. In such cases, we screen and examine those parties, conclude the necessary agreements, and perform appropriate oversight.

  1. Purpose of use of personal information regarding customers and business partners in all of Aucnet’s operations, including automobile and motorcycle businesses, flower business, digital products business, branded item, medical device business, system service business, their ancillary businesses, and internal and administrative operations
    • We use personal information to perform business activities and provide services primarily within the scope of our main business activities. Due to the characteristics of the business, we may disclose personal information including images of used cars to third parties, such as members and customers, for the purpose of auctioning and selling the cars.
    • We may also use personal information for the purpose of marketing, product development, and other service provision besides the main business activities of Aucnet and Aucnet Group companies.
  2. Purpose of use of personal information and personal data collected in conjunction with work outsourced to us
    • We use personal information and data only to the extent required to perform the requested work.
  3. We use personal information to enforce rights and perform obligations under the Commercial Act.
    • We use personal information to provide convenience and service to shareholders.
    • We use personal information to provide convenience and service to shareholders.
    • We use personal information to implement measures for facilitating smooth shareholder relations.
    • We use personal information to prepare shareholder data pursuant to applicable laws and regulations and for other shareholder-data-management purposes.
  4. Purpose of Use of Directors’ and Employees’ Personal Information
    • We use personal information for matters relating to personnel affairs, training, benefits, and other human resources issues.
    • Our employees use personal information to perform assigned duties and tasks.
  5. Purpose of Use of Personal Information Based on Basic Policy against Anti-Social Forces
    • We use personal information in accordance with the Basic Policy against Anti-Social Forces, which we stipulated separately in order to eliminate any relationship with such forces.

4. Disclosing and Providing Information to Third Parties

We will not disclose or provide personal information to any third party (including outsourcing counterparties as described above), except when:

  1. Such disclosure/provision is agreed to by the customer;
  2. The information is provided in the form of statistical data that prevents individuals from being identified;
  3. Required by law;
  4. It is necessary for the protection of the life or property of the customer or other individuals and obtaining consent from the customer is difficult;
  5. The disclosure/provision is made in cooperation with national or local authorities, or an individual or entity appointed by such authorities to enforce the law or carry out legal process, and when seeking the consent of the individual could affect such enforcement or legal process;
  6. We disclose personal information contained in the images of used cars to third parties or customers for the purpose of auctions and sales.(※)
  7. We disclose or provide personal information to the parties described in the following section for the purpose of sharing the personal information.

"※ We do not disclose personal information if being instructed not to do so by the individual concerned. Individuals who do not want their personal information to be disclosed should inform us via one of our member dealers.

5. Sharing Personal Information

We share personal data with the Group companies listed below

  1. Content of Personal Data Shared
    Customer data held in conjunction with automobile and motorcycle businesses, flower business, digital products business, branded item business and their ancillary businesses, we share customer names, postal addresses, and telephone numbers.
  2. Group Companies and Purpose of Use of Shared Information
  • Company name
    Purpose of use
    Inquiries or complaints (telephone number)
  • Aucnet Sales and Support, Inc.
    Sales and follow-up business of used car related business/service
    (03-3512-6544)
  • AIS Inc.
    Used car inspection business
    General Affairs Dept. (03-3512-6118)
  • i-Auc Inc.
    Used car auction brokerage business
    General Affairs Dept. (03-3512-6123)
  • Runmart Inc.
    Car accessories wholesale business
    General Affairs Dept. (03-5766-8288)
  • Auc Service Inc.
    Finance business
    General Affairs Dept. (03-3512-6177)
  • JAPAN Business Television Inc.
    System support business
    (03-3512-6311)
  • iNG Communications Co.
    System support business
    (0285-20-3811)
  • Auc Financial Partners Inc.
    Product development and operation of used car assured and automobileassurance service.
    (03-6440-2255)
  • Aucnet Medical Inc.
    Inspection,Tranceport and Intermediate service for medical equipmetnt.
    (03-6440-2610)
  • Advanced Core Technology Co., Inc.
    Research and development of core technology of Internet.
    (03-5216-9762)
  • Blancco Japan Inc.
    Sales of data erasure software for IT devices and auxiliary service in Japan and other Asian countries
    (03-5772-7491)

6. Disclosure

When a customer makes a request for the disclosure of his or her personal information, we disclose such information within a reasonable period of time and to a reasonable extent after firstly confirming that the customer is the individual to whom the information pertains.

7. Correction and Deletion

When a customer makes a request for the correction, addition, or the deletion of his or her personal data held by us, and if the information we hold is actually determined to be incomplete or incorrect, we will correct, add to, or delete the information within a reasonable period of time and to a reasonable extent after firstly confirming that the customer is the individual to whom the information pertains.

8. Cessation of Use and Deletion

When a customer makes a request for the cessation of use of his or her personal data held by us, we will stop using or delete the data within a reasonable period of time and to a reasonable extent after firstly confirming that the customer is the individual to whom the information pertains. We may be unable to provide customers with requested services after ceasing using or deleting part or all of the information. (We may not cease using or delete the information as requested if the information is held in accordance with legal requirements.)

9. Information Disclosure Request Procedures and Contact Office

Requests regarding personal data held by us, as addressed in items 6, 7, and 8, and other inquiries regarding personal information may be made in the following manner, unless otherwise specified.

  1. Application Procedure
    Please send the specified application form together with other required documents by post to the address below.
    Write “Confidential” in red ink on the face of the envelope.

    Personnel and General Affairs Department
    AUCNET INC.
    2-5-8 Kita-Aoyama,Minato-ku,Tokyo
    107-8349 
  2. Documents to Be Submitted
    To make a request for disclosure or other requests relating to personal information, please download the request form, fill in the required fields, and send the form together with proof of identity by post to the address given above.
    (I)Request Form for Disclosure, Change, or Cessation of Use of Personal Information Held(Please print the form out.)
    (II)Proof of Identity
    A copy of either your driver’s license, passport, or health insurance card
    (III)Proxy and Certificate of Seal Impression
    When making an application by proxy, please enclose a letter of proxy containing your seal along with the certificate of seal impression.
  3. Handling Charges
    We will disclose public information requested for a handling charge of \5,250 (tax inclusive) per application form. Please transfer the amount to our bank account, given below, and attach the bank receipt (we also accept ATM receipts) to the application form. Customers are asked to cover the bank’s transfer fee themselves.
    Bank of Tokyo-Mitsubishi UFJ, Aoyama Branch Account type: Futsu Account number: 0340535
    Account name: AUCNET INC.

10. Complaint Procedures and Contact Office

Complaints regarding our handling of personal information can be made by post or telephone via the address or telephone number below. Personnel and General Affairs Department

AUCNET INC.
AOYAMA OM Squair
2-5-8 kita-aoyama
Minato-ku
Tokyo 107-8349
Telephone:03-6440-2500